Auf agentische KI fokussiertes Portfoliomanagement in ein vollständig agentisches Gesamtportfoliomanagement für die Behörde überführen
In der vollständig agentisch funktionierenden Behörde sind KI-Agenten in nahezu allen Prozessen der Behörde präsent. Das in der Scaling-Stufe noch auf agentische reduzierte Portfoliomanagement geht deshalb in ein Gesamtportfoliomanagement für die Behörde über. Dadurch verschiebt sich auch die Betrachtungsweise: von 1) der Veränderung, die einzelne agentische erreicht haben hin zu 2) der Frage, wie leistungsfähig eine Behörde in ihren unterschiedlichen Leistungsbereichen ist und wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen.
Agentenbasiertes Monitoring kontinuierlich durchführen
Spezialisierte Monitoring-Agenten werten laufend die bestehenden Verfahren und Prozesse in der Behörde hinsichtlich ihrer Performance aus. Grundlage hierfür sind für die Qualitäts- und Effizienzbestimmung – z. B. Fehlerquoten, Bearbeitungszeiten, Widersprüche, Beschwerden oder Rückstaus von Fällen. Darüber hinaus können diese Monitoring-Agenten Änderungen an den Rahmenbedingungen erkennen, zum Beispiel Gesetzesänderungen oder Reduktionen der verfügbaren Haushaltsmittel. Daraus leiten die KI-Agenten Hinweise auf Verbesserungsbedarfe oder neue Anwendungsfelder ab.
Portfolio-Agent entwickelt fundierte Vorschläge
Der Portfolio-Agent greift die Hinweise der Monitoring-Agenten auf und leitet daraus konkrete Use Case-Vorschläge ab. Diese konzipiert er inhaltlich entlang der Prüfkriterien für das Use Case-Portfolio (Wirkung, Ressourcenbedarfe, Rahmenbedingungen etc.) und stellt einen entsprechenden „Business Case“ auf.
Prüf-Agent bewertet kriterienbasiert
Ein unabhängiger Prüf-Agent überprüft den Use Case-Vorschlag des Portfolio-Agenten und den dazugehörigen „Business Case“. Auch hier dienen die Prüfkriterien für das Use Case-Portfolio als Grundlage. Auftrag des Prüf-Agenten ist es, gezielt nach Schwächen zu suchen. Der Prüf-Agent bereitet seine Prüfergebnisse menschen- und auf und leitet sie an das Portfolioboard zur Entscheidung weiter.
Portfolioboard-Agent strukturiert Entscheidungsfindung auf Basis gestufter Entscheidungsrechte
Ein spezialisierter Portfolioboard-Agent analysiert die Ergebnisse von Portfolio- und Prüf-Agent und leitet daraus eine Empfehlung für oder gegen die Umsetzung ab. Auf Basis einer von der Behörde für ihren spezifischen Kontext zu definierenden Entscheidungsrechte-Matrix leitet er dann eine differenzierte Entscheidungsfindung entlang folgender ein:
- Kleine Optimierungen innerhalb validierter Grenzen (etwa Prompt-Tuning oder Routing) entscheiden die Agenten selbst. Der Produktivgang erfolgt stets über die kontrollierte Deployment-Pipeline.
- Wesentliche Änderungen bestehender werden zur Entscheidung an die Fachverantwortlichen delegiert.
- Neue mit direkter Interaktion mit Dritten (Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, andere Behörden, Verwaltungsmitarbeitende etc.) brauchen eine menschliche Entscheidung durch die Mitglieder des Portfolioboards.