Modus der initialen Use Case Auswahl festlegen
In der MVO-Stufe liegt der Fokus auf dem schnellen, pragmatischen Sammeln von Erfahrungen. werden vorrangig durch die Behördenleitung mit erweitertem Führungskreis inklusive eines neu gegründeten ausgewählt. Gezielt beratend eingebunden werden Personen aus IT und Fachreferaten, die in der Organisation die umfassendste (agentische) KI-Expertise mitbringen und von denen Interesse an der Umsetzung eines bekannt ist. Ein breit angelegter Bottom-Up-Prozess ist in dieser Stufe noch nicht erforderlich. Vorschläge der Fachbereiche werden gezielt einbezogen.
Finanzierung der Use Cases konkretisieren
Die Investitionskosten für die initiale Umsetzung der werden – im Idealfall und sofern möglich – von der Behörde über ein zentrales Budget (z. B. IT-Budget) getragen. Bei Überführung in den Regelbetrieb erfolgt die Finanzierung im Rahmen der hierfür jeweils üblichen Prozesse der betreffenden Behörde. Diese Regelung kann dabei unterstützen, finanzielle Hürden für die Entwicklung – insbesondere den Anschub – von abzubauen.
Auswahlkriterien definieren und konkretisieren
Jede Behörde konkretisiert die Auswahlkriterien anhand der folgenden . Vor der Priorisierung werden die Eignung agentischer KI, die rechtliche Zulässigkeit und die erforderlichen Schutzmaßnahmen geprüft. Ein hoher Nutzen ersetzt keine Mindestvoraussetzungen:
- Komplexität gering halten: Ratsam ist, zunächst anhand erster kleinerer Prozesse mit wenigen Schritten oder sogar nur einzelnen Prozessbausteinen erste Erfahrungen zu sammeln. Vermieden werden sollte, sich gleich zu Beginn komplexe Verfahren mit einer Vielzahl von Schritten, Zugriffen auf unterschiedliche Datensätze und Interaktionsbedarfen mit anderen Behörden vorzunehmen.
- Geeignetes Personal identifizieren: Es ist ratsam, gezielt nach den KI-Interessierten in der Behörde Ausschau zu halten und mit ihnen gemeinsam einen in ihrem Zuständigkeitsbereich zu identifizieren. Dort besteht zum einen ausgeprägtes Vorwissen, insbesondere aber auch eine hohe intrinsische Motivation.
- Messbarkeit von Wirkung sicherstellen: Der sollte so geschnitten sein, dass die erzielten Erfolge im Sinne der angestrebten Wirkung nachweis- und messbar sind. Dazu bedarf es einer „Baseline“ – einen messbaren Status quo, gegen den die erzielte Veränderung durch den Einsatz agentischer KI gemessen werden kann (z. B. Bearbeitungszeiten). Die Baseline sollte entweder bereits messbar sein oder alternativ zumindest mit geringem Aufwand erhoben werden können. Bei der Erfolgsmessung zu bedenken ist, dass sich Wirkung oft erst nachgelagert entfaltet und mit zunehmender Erfahrung und Lerneffekten skaliert.
- Dokumentations- und Datenqualität berücksichtigen: Im Sinne einer schnellen Umsetzung sollten Prozesse oder Prozessbausteine als ausgewählt werden, deren Abläufe bereits gut dokumentiert sind. Andernfalls müsste dies vor Umsetzung noch nachgeholt werden. Ebenso sollten einschlägige Daten vollständig oder nahezu in dem für die Umsetzung benötigten Strukturierungsgrad vorliegen.
- Risiko gering halten, Scheitern ermöglichen: Sandboxing sollte in der Anfangsphase stark ausgeprägt sein. Zügige Produktivsetzung muss nicht zwingend unmittelbar angestrebt werden. Ein potenzielles Scheitern bzw. ein begründeter Abbruch des muss akzeptiert sein, bereits einkalkuliert und im Nachgang dokumentiert werden.
- Skalierungsmöglichkeiten mitdenken: Auch wenn die ersten klein geschnitten sind, ist es sinnvoll, potenzielle spätere Skalierungsmöglichkeiten von Beginn an mitzudenken (Nutzung in anderen Fachbereichen, Übertragung auf verwandte Verfahren etc.). Das erleichtert die Nachnutzung und den realisierten Nutzen. Die an der Entscheidung beteiligten Führungskräfte sollten diesen Aspekt aktiv aus der Perspektive ihrer jeweiligen Zuständigkeiten diskutieren.
Prozesslandschaft der Behörde screenen
Auf Basis der definierten Auswahlkriterien wird die Prozesslandschaft der Behörde – zumindest kursorisch – auf potenzielle gescreent. Im Fokus stehen in der Regel umfangsarme, in Summe für die Mitarbeitenden jedoch belastende sowie fehleranfällige Tätigkeiten. Nutzen, Datenbedarf, Risiken, Ressourcen und fachliche Verantwortung werden je Vorschlag in einem kurzen Use-Case-Steckbrief festgehalten.
Nachnutzungs- und Anbindungsmöglichkeiten prüfen
Einer der ersten Schritte bei der Konzeption sollte grundsätzlich sein, zu prüfen, inwiefern bestehende Bausteine bereits heute oder in naher Zukunft nachgenutzt und eingebunden werden können. Das betrifft u. a. Module und Plattformen (u. a. , ), technische Komponenten (u. a. , , , und weitere Bausteine aus dem ) sowie Vorlagen und Musterdokumente (z. B. KI-Guide des BMDS, KI-Leitlinien für die Bundesverwaltung, KI-Fragebogen des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit). Erfahrungswerte über bestehende Umsetzungsvorhaben mit agentischer KI sind über den „Marktplatz der KI-Möglichkeiten“ () und den „Agentic AI Hub“ beziehbar.
Schnell und fachlich orientiert entscheiden
Die Führungsebene der Behördenebene sollte im Rahmen der in der Behörde üblichen Abstimmungsformate zügig eine Entscheidung treffen, welcher eine gute Passfähigkeit auf die Auswahlkriterien aufweist und initial umgesetzt wird. Je nach Behördengröße umfasst es die erste oder zweite Führungsebene, ergänzt um die Leitungen einschlägiger Bereiche (u. a. IT, Datenschutz, relevante Fachbereiche). Ratsam ist, je nach Größe der Behörde, zunächst mit ein bis zwei zu starten. Weitere können sukzessive folgen, die in der MVO-Stufe aber einen explorativen Charakter beibehalten.