Scope und Komplexität der Use Cases erweitern
Auf Basis der in der MVO-Stufe gemachten Erfahrungen, werden sukzessive umfangreichere und auch komplexere ausgewählt sowie priorisiert. Gerade zu Beginn der Skalierung bietet es sich an, zunächst größere (mehrschrittig, mehrstufig, höhere Fallzahlen etc.) in der Behörde selbst in den Blick zu nehmen. Nachgelagert können weitere komplexitätserhöhende Bausteine, insbesondere Vorgänge mit zwischenbehördlicher Kommunikation und Koordination, bei der Umsetzung in den Blick genommen werden.
Bottom-up Beteiligung etablieren
Die initiale Herangehensweise für die Auswahl wird zunehmend durch eine Bottom-up-Struktur ersetzt. Die Fachbereiche sind dazu aufgerufen, eigene Ideen für zu entwickeln und einzubringen. Flankiert wird dies durch Maßnahmen im Bereich Change Management und Kompetenzaufbau.
Priorisierungskriterien definieren
Mit zunehmendem Wissen in der Behörde über die Funktionsweise und die Mehrwerte von agentischer KI ist davon auszugehen, dass ab einem gewissen Zeitpunkt die Ressourcenanforderungen der identifizierten, potenziellen die tatsächlichen Umsetzungsressourcen übersteigen werden. Daraus folgt eine Notwendigkeit der Priorisierung. Eine Grundlage hierfür sind Priorisierungskriterien, die untereinander abzuwägen sind und anhand derer die ausgewählt werden, die als nächstes umgesetzt werden. Dazu können u. a. gehören:
- Erwartete Wirkung
- Potenzielle Wirkung: Erwartung über den zu realisierenden Nutzen/Mehrwert im konkreten Anwendungsfall (zu quantifizieren; in der Regel bemessen an der zu erwartenden Zeit- oder Aufwandsreduktion in der Verwaltung sowie bei den Bürgerinnen/Bürgern und Unternehmen)
- Skalierungsmöglichkeiten: Nutzungsmöglichkeiten und erwartete Wirkung jenseits des konkreten Anwendungsfalls
- Ressourcenbedarfe
- Personell: Personelle Aufwände im Fachbereich, in der zentralen KI-Einheit sowie ggf. in der IT
- Technisch: Rechenkapazitäten, Datenbedarfe, ggf. Anpassungsbedarfe an der technischen Infrastruktur
- Finanziell: Erwartete Investitions- und Betriebskosten (inkl. u. a. Kosten des Anbieterwechsels, Integration und Qualifizierung)
- Geschwindigkeit und Wahrscheinlichkeit der Umsetzung
- Rechtliche Hürden: Komplexität und Offenheit des bestehenden rechtlichen Rahmens für den Einsatz agentischer KI
- Abhängigkeiten von Dritten: Komplexitätserhöhende Datenaustausch- und Abstimmungsbedarfe, insbesondere mit anderen Behörden
- Prozess- und Datenqualität: Qualität der vorhandenen Prozessdokumentation und benötigten Daten (Strukturiertheit, Vollständigkeit etc.)
- Angemessenheit: Klärung, inwiefern agentische KI für die angestrebten Ziele notwendig ist oder ob eine einfache Automatisierung (zum Beispiel mit Hilfe deterministischer KI) genügen würde
Standardprozesse und Strukturen für Use Case Portfoliomanagement etablieren
Eine strukturierte Betrachtung aller laufenden und geplanten für agentische KI („ Portfoliomanagement“) ist essenziell, um den Agenteneinsatz in der Behörde im Kontext einer wachsenden Skalierung weiterhin strukturiert steuern zu können. Im Verlauf der zunehmenden Skalierung wird sich der Charakter des Portfoliomanagements zunehmend von der 1) reinen Entscheidung über neue hin zu 2) einer integrierten Betrachtung von Bestandsportfolio und Optimierungsmöglichkeiten auf Basis neuer wandeln.
- Portfolioboard als zentralen Entscheidungsort etablieren: Als zentrales Steuerungsgremium wird ein Portfolioboard eingesetzt. Den Vorsitz hat die Behördenleitung, weitere Mitglieder sind die Fachbereichsleitungen sowie die neu geschaffenen Rollen und . Diese Besetzung stellt sicher, dass sowohl die technischen, als auch die fachlichen Implikationen der ausreichend Berücksichtigung finden. Der Tagungsrhythmus sollte abhängig sein von der Zahl der geplanten bzw. bereits umgesetzten (mindestens quartalsweise, maximal monatlich). Das Board hat die Entscheidungsgewalt über alle agentischen Portfolio-bezogenen Fragestellungen, insbesondere die Priorisierung und Ressourcenausstattung von sowie Anpassungen am bestehenden Portfolio. Sollte in der Behörde bereits ein Portfolioboard oder vergleichbares Abstimmungsformat unter dem genannten Personenkreis bestehen, kann die Betrachtung der für agentische KI in dessen Strukturen integriert werden.
- Prozesse konkretisieren: Die Abläufe von der Anmeldung eines
über die Entscheidung bis hin zum regelmäßigen Performance-Monitoring werden
konkretisiert und festgelegt. Sie werden dokumentiert und an die gesamte
Behörde kommuniziert. Dazu gehören unter anderem (nicht abschließend):
- Standardisiertes Verfahren für die Anmeldung neuer durch die Fachbereiche: Definition einheitlicher Mindestanforderungen für relevante Angaben (Entwicklung eines „Business Cases“ entlang der oben genannten Priorisierungskriterien) sowie der Form der Einreichung (via digitalem )
- Entscheidungszyklen und Fristen: Festlegung eines Tagungsrhythmus des Portfolioboards (z. B. quartalsweise) und Ableitung von Fristen (u. a. für die Einreichung neuer Anträge)
- Kodifizierte Entscheidungsregeln: Abstimmung einer schlanken Geschäftsordnung des Portfolioboards, um effiziente Arbeitsfähigkeit zu gewährleisten
- Performance-Monitoring: Einheitliche KPI-Logik, entlang derer die umsetzenden Fachbereiche Fortschritt und Zielerreichung ihrer an das Portfoliomanagement berichten können. Nutzen und Aufwand werden hierbei laufend gegenüber einer Ausgangsbasis bewertet. Auch die tatsächliche Nutzung, notwendige menschliche Eingriffe und realisierte Effizienz- und Effektivitätsgewinne werden erfasst.
- Ressourcenorientierte Betrachtung etablieren: Die Portfoliosteuerung orientiert sich konsequent an den tatsächlich verfügbaren Ressourcen (personell, technisch, finanziell). Sie werden als entscheidender, limitierender Faktor anerkannt. Hierzu werden die vorhandenen Ressourcen systematisch den gemeldeten Bedarfen der Vorhaben gegenübergestellt. Umgesetzt wird nur, was auch realistisch abgeschlossen werden kann, um die Organisation nicht zu überfordern und keine losen Enden zu produzieren.
Agentische Abbildung des Portfoliomanagement-Prozesses vorbereiten
Bei fortgeschrittener Skalierung und Etablierung des Portfoliomanagements wird mit der Vorbereitung der vollständig agentischen Abbildung des Portfoliomanagements begonnen. Für die einzelnen Bausteine des Portfoliomanagements (u. a. Identifikation, Bewertung, Entscheidung, ) werden eigene agentische konzipiert, mit Ressourcen ausgestattet und umgesetzt.