Zielzustand
In der Behörde entsteht ein Miteinander von Mensch und Agent: Agenten übernehmen klar definierte, überprüfbare Aufgaben – bis hin zu Aufgaben mit Ermessensspielraum –, Sachbearbeitende werden zu Steuernden ihrer Agenten und konzentrieren sich auf Koordination, Kontrolle sowie ggf. Urteil und Ausnahmen. Ziel ist die gezielte Effizienzsteigerung und Leistungsverbesserung der Verwaltung. Beschäftigte werden künftig bei allen Aufgaben entlastet, die durch Automatisierung und KI-Agenten schneller und besser erledigt werden können. Daneben entstehen neue oder verändern sich bestehende Berufsbilder an der Bürger-Service-Schnittstelle (, ) und in der Governance (, , , ), die Einsatz und Aufsicht der Agenten verantworten. Der kompetente Umgang mit agentischer KI wird zur Pflichtqualifikation, weshalb alle mit AAI arbeitenden Beschäftigten eine verbindliche Basisschulung absolvieren.
Designprinzip 1
Risikoabhängiges Push-/Pull-Aufsichtsmodell
Agenten übernehmen Aufgaben und Entscheidungen mit einem dem Risiko angemessenen (die Risikobewertung und abgeleitete erfolgt vorab). Je nach Risiko werden unterschiedliche Kontrollpunkte (= Push) definiert und es gibt Verfahren, in denen keine obligatorischen Kontrollpunkte eingebaut sind. Sachbearbeitende haben dennoch die Möglichkeit in das Verfahren einzugreifen und diese zu jedem Zeitpunkt unabhängig der zu übernehmen (=Pull). Ergänzend erfolgt eine fortlaufende Evaluation, bei der ein definierter Anteil der Fälle, vollständig durch Sachbearbeitende bearbeitet wird. Die Ergebnisse werden anschließend mit denen des Agenten verglichen. Die konkrete Ausgestaltung des Aufsichtsmodells ist abhängig von der , aber auch von anderen limitierenden Faktoren wie der erforderlichen Expertise und der tatsächlich verfügbaren menschlichen Prüfkapazität.
Abbildung 12: Beispielhafte Ausgestaltung der sowie fortlaufender Evaluation durch den Menschen, unterschieden nach niedriger und hoher
Designprinzip 2
Von operativer Bearbeitung zu gezielter Steuerung und Aufsicht
Mit zunehmender Übernahme operativer Aufgaben durch Agenten verlagert sich der Aufgabenschwerpunkt von Sachbearbeitung und Referatsarbeit hin zur Steuerung, Prüfung und Aufsicht der agentischen KI-Systeme. Menschliche Aufmerksamkeit ändert sich dadurch. Das setzt ein grundlegendes Verständnis der Funktionsweise agentischer Systeme voraus. Ungeachtet dessen bleibt die Fähigkeit, Vorgänge auch ohne Agenteneinsatz manuell zu bearbeiten, weiterhin erhalten.
Designprinzip 3
Neuer Aufgabenzuschnitt bestehender Rollen
Der Einsatz agentischer KI verändert vor allem bestehende Aufgaben- und Rollenprofile. Insbesondere operative Aufgaben verlagern sich teilweise auf Agenten, während bestehende Rollen stärker Aufgaben der Prüfung, Kontrolle und Steuerung übernehmen. Neue Rollen oder Stellen entstehen dort, wo zusätzliche, spezialisierte Aufgaben nicht zu bestehenden Rollen passen.
Designprinzip 4
Rollenbezogene Kompetenz im Umgang mit agentischer KI
Beschäftigte, die agentische Systeme entwickeln, betreiben, nutzen, kontrollieren oder beaufsichtigen, erhalten eine verbindliche, auf ihre Aufgaben und die jeweiligen Risiken abgestimmte Qualifizierung. Diese umfasst insbesondere Systemgrenzen, sichere Nutzung, Prüfpflichten, Dokumentation und Eskalation. Für alle weiteren Beschäftigten stellt die Behörde ein digitales Basisangebot zur KI-Kompetenz bereit.
Behördenspezifische Führungskräfte- und Spezialqualifizierung
Zielgerichtete und auf die individuellen behördlichen Kontextbedingungen abgestimmte Schulungen sowie Coachings für Schlüsselrollen (z. B. ) und die Leitungsebene zur Vermittlung strategischer, rechtlicher und steuerungstechnischer Methoden.
Gezielte Qualifizierung von Change-Multiplikatorinnen und -Multiplikatoren
Etablierung praxisnaher Weiterbildungsbausteine und niederschwelliger Support-Formate für Change-Verantwortliche, die sie gezielt befähigen, den organisatorischen und kulturellen Wandel in den jeweiligen Referaten fachlich und methodisch souverän zu steuern.
Nachnutzung vor Eigenentwicklung
Bevor die Behörde eigene Schulungsformate entwickelt, prüft sie, ob entsprechende Qualifizierungsmodule bereits an anderer Stelle bereitgestellt werden.
Designprinzip 5
Der Einsatz von Agenten verändert bestehende und erfordert neue spezialisierte Rollen und Funktionen
- Bedarfsgerechte Rollenbesetzung: Die dargestellten Rollen beschreiben erforderliche Funktionen, nicht zwingend eigenständige Stellen. Abhängig von Behördengröße, Anzahl und Risiko der Anwendungsfälle können Funktionen anteilig wahrgenommen, kombiniert oder behördenübergreifend bereitgestellt werden. Erforderliche Funktionstrennungen und unabhängige Prüfungen bleiben gewährleistet.
- Strategisches Personal- und Kompetenzmanagement: Die kompetenzbasierte Personalplanung muss im Zuge der agentischen Transformation fortlaufend kritisch hinterfragen, ob die bestehenden Rollen und Kompetenzsets noch passen, um Beschäftigte durch gezieltes bedarfsgerecht einzusetzen.
- Mitbestimmung: Bei substantiellen Veränderungen an Stellen- und Aufgabenprofilen sowie bei Neueinstellungen werden die zuständigen Personalvertretungen frühzeitig eingebunden. Dies gilt insbesondere bei der Definition neuer Rollen, Profilanpassung und der Ausgestaltung von Dienstvereinbarungen.
| Rolle | Ansiedlung | Kernfunktion |
|---|---|---|
| Bürger- und Service-Schnittstelle (Eingangskanal), behördenübergreifend | Erstkontakt, emotionale/unstrukturierte Anliegen, braucht hohe Sozial-/Kommunikationskompetenz und breites, flaches Behördenwissen | |
| Bürger- und Service-Schnittstelle (Eingangskanal), behördenübergreifend, cross-funktional | Begleitung mehrstufiger, fachbereichsübergreifender Fälle; braucht Prozessüberblick über mehrere Fachbereiche und Case-Management-Kompetenz | |
| Zentral, unabhängig von der Behördenleitung | Prüfung der Agenten auf /Drift/Regelkonformität | |
| () | Zentral, bei oberster Führungsebene ( mit KI- und Datenlabor) | Verantwortet die Datenstrategie der Behörde, priorisiert und legitimiert Kerndatensätze als standardisierte Datenprodukte und trägt die übergreifende Governance- und Rechenschaftspflicht für den Datenbestand |
| Beim | Einrichtung der und operative Betreuung. Steuert Zugriffsrechte, sichert Datenqualität und Rechtskonformität (, DSGVO), überwacht Verfügbarkeit und Nutzung der Daten. | |
| () | Zentral, bei oberster Führungsebene () | Verantwortet strategisch die KI-Strategie, -Governance und -Portfolioentscheidungen der Behörde und trägt die übergreifende Rechenschaftspflicht für Adoption, Risiko und Wirkung von KI |
| Beim | der KI-Systeme/Agenten im Wirkbetrieb, , Steuerung des Tooling-Stacks, Koordination der und Optimierung von Ressourceneinsatz | |
| Fachbereich | Gesamtverantwortung für das agentische System eines Fachverfahrens/fachlichen Workloads | |
| Change-Verantwortliche | Fachbereich | Aktive Gestaltung und Steuerung der permanenten Transformation angesichts der rasanten technologischen Weiterentwicklung agentischer KI. |
Tabelle 1: Übersicht der sich verändernden und neu hinzukommenden Rollen und Funktionen