Zielzustand
Behörden richten sich konsequent menschenzentriert und an den technischen Möglichkeiten agentischer KI aus. Bestehende Strukturen und Prozesse werden darauf aufbauend standardmäßig auf fortgesetzte Angemessenheit überprüft. Behörden steuern ihre agentischen über ein agentisch unterstütztes Portfoliomanagement, deren Finanzierung knüpft an bestehende Praktiken zur IT-Finanzierung in den Behörden an. Sie begreifen sich dabei als Teil eines vernetzten Ökosystems: wiederkehrende Funktionen und Agentenbausteine werden übergreifend in der Behörde standardisiert und wiederverwendet, während fachliche Verantwortung dezentral bleibt. Prozesse müssen auf höhere Geschwindigkeit, steigende Fallzahlen – auch kurzfristig – und Agenteneinsatz durch Verwaltungsnutzende ausgelegt sein.
Designprinzip 14
Steuerung des Agenteneinsatzes durch strukturiertes Portfoliomanagement
Die Behörde steuert ihre limitierten Ressourcen für die Umsetzung neuer und die Performance der vorhandenen Agenten über ein strukturiertes Portfoliomanagement. Dazu gehört ein Portfolioboard. Es besteht aus Behördenleitung, Leitungen der Fachbereiche sowie zentralen Rollen mit Bezug zu agentischer KI (, etc.). Anpassungsbedarfe am bestehenden Portfolio werden agentisch erkannt, überprüft und bei kleineren Anpassungen autonom umgesetzt. Weitreichendere Entscheidungen (z. B. neuer mit direktem Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern) werden durch die Mitglieder des Portfolioboards getroffen. Zu den Zielen des Portfoliomanagements gehört es, neue und Technologiesprünge mit Wirkhebel schnell zu implementieren und in der Organisation zu skalieren.
Designprinzip 15
Mehrwertschaffende Finanzierungslösung für Use Cases
Behörden können im Einklang mit der geübten Behördenpraxis und den haushalterischen Rahmenbedingungen entscheiden, zu welchem Grad Beschaffung und Betrieb von Agenten durch ein zentrales Budget oder durch die Fachbereiche finanziert werden. Grundsätzlich sollte die gewählte Finanzierungslösung geeignet sein, um Anreize für den Einsatz agentischer KI zu schaffen. Das kann z. B. geschehen, indem Mitteleinsparungen aus realisierten Effizienzgewinnen („Digitalisierungsrendite“) zumindest teilweise als verfügbare Mittel im Fachbereich verbleiben oder, wo möglich, zentrale Anschubfinanzierungen für fachbereichsübergreifende Agenten angedacht werden.
Designprinzip 16
Institutionelle und prozessuale Neugestaltung statt reinen Technikeinsatzes
Vor der Einführung neuer oder weiterentwickelter agentischer sollten bestehende Strukturen und Prozesse stets hinterfragt werden. Es bedarf einer gesamtorganisatorischen Betrachtung im Lichte der neuen agentischen Realität. Sonst werden bestehende Medienbrüche, redundante Prozesse und unklare Zuständigkeiten automatisiert statt beseitigt, veraltete Arbeitsweisen beibehalten und kaschiert. Vor der Implementierung wird geprüft, ob bestehende institutionelle Schwachstellen (wie unklare Zuständigkeiten oder fehlende Standards) durch den Agenteneinsatz eher verstärkt als behoben werden und welche Prozessschritte entfallen, zusammengeführt oder neu verteilt werden können.
Designprinzip 17
Klare Eskalationswege zur Hinterfragung und Weiterentwicklung von Standards
Es braucht klare Eskalationswege, über die Behörden bestehende Standards bei Zielkonflikten, praktischen Problemen oder neuen Erkenntnissen hinterfragen und Änderungsbedarfe an eine übergeordnete Stelle weiterleiten können. Das kanalisiert entsprechende Meldungen aus den Fachbereichen und der IT, prüft etwaige Widersprüche zwischen Meldungen und reicht Änderungsbedarfe an die jeweilige Stelle mit Hauptzuständigkeit für den Standard weiter.
Designprinzip 18
Fachliche Logik bleibt dezentral, generische Workflows und Funktionen werden standardisiert
Fachliches und Entscheidungen bleiben in den zuständigen Organisationseinheiten. Wiederkehrende Funktionsbausteine (Informationsbeschaffung, Antrags(vor)prüfung, Kommunikation, Bescheiderstellung) werden dagegen standardisiert und über eine gemeinsame Plattform organisationsübergreifend bereitgestellt, sodass sie nicht mehr in jeder Einheit neu gebaut werden müssen.
Designprinzip 19
Zentrale Befähigung, dezentrale Produktverantwortung
Übergreifende Befähigung und Koordination rund um den Einsatz agentischer KI werden im gebündelt. Die Bereitstellung von Standards, Plattformen, Methoden, gesammeltem Erfahrungswissen und spezialisierter Expertise erfolgt zentral und für alle Fachbereiche verbindlich. Grundlage hierfür ist ein strukturiertes Wissensmanagement, das vom aufgebaut und dessen Inhalte gemeinsam insbesondere mit den Fachbereichen und der IT gepflegt wird. Operative Verantwortung rund um konkrete Agenten und Anwendungsfälle liegt in multidisziplinären Produktteams mit , Fachexpertise. Fachliche Entscheidungen, Budget- und Ergebnisverantwortung bleiben den zuständigen Einheiten zugeordnet.
Designprinzip 20
Skalierende Organisation mit neuer Organisationstaktung
Durch den Einsatz von agentischer KI kann die Aufgabenerledigung mit sehr hoher Geschwindigkeit erfolgen. Daher können menschliche Freigaben, Eskalationen oder sonstige Prozessschritte zu Engpässen werden. Organisatorische Designinstrumente sollten Strukturen und Prozesse daher so gestalten, dass die Arbeitsteilung zwischen Mensch und Agent sowie Geschwindigkeit und Volumen der Verfahrensbearbeitung aufeinander abgestimmt sind. Gleichzeitig bekommen Behörden die Möglichkeit, bei kurzfristigen Lastspitzen davon abzuweichen und durch den Einsatz zusätzlicher agentischer Ressourcen zu reagieren. Außenplanmäßig hohe Aufwände können sie schneller bearbeiten, die zusätzlichen Ressourcen anschließend wieder reduziert werden.
Designprinzip 21
Strukturen und Prozesse einer agentischen Behörde müssen auf den Einsatz von KI-Agenten durch Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen ausgelegt sein
Mit der zunehmenden Nutzung generativer und agentischer KI durch Bürger:innen und Unternehmen steigt potenziell auch der Umfang der Anträge, Rückfragen und Widersprüche. Neue Verwaltungsprozesse müssen aus diesem Grund skalierbare digitale „Eingangstüren“, automatisierte Priorisierung sowie Mechanismen gegen Missbrauch (z. B. über Bürgeranfragen, automatisierte Massenanträge, Identitätsbetrug gegenüber Agenten) vorsehen.