Verwaltungsinterne Leistungen wie Personal, Haushalt, IT und Beschaffung ermöglichen die Arbeitsfähigkeit der zuvor beschriebenen Leistungsbereiche. Dies umfasst auch den übergreifenden Arbeitsmodus der Verwaltung und die Ausgestaltung verwaltungsinterner Workflows.
Zielzustand der agentischen Verwaltung
Die verwaltungsinterne Leistungserbringung erfolgt ergebnisorientiert. Kontrollerfordernisse bleiben vollständig bestehen, verlieren aber ihre Liegezeiten, insofern Zeichnungsläufe, Beteiligungen und Freigabestufen (wo möglich) parallelisiert ablaufen. Fehleranfällige und zeitraubende Übergabepunkte entfallen weitestgehend.
Leitmotiv des Wandels
Von der auf sequenzielle und zeitaufwändige Prozessketten ausgelegten Kontrollarchitektur, die analoge und papierbasierte Abläufe im Digitalen spiegelt, zum ergebnisorientierten „Produktionssystem“, das Leistungserbringung und Kontrolle parallelisiert.
Illustrativer Anwendungsfall: Agentische Z-Abteilung
Abbildung 9: Illustrativer Anwendungsfall „Verwaltungsinterne Leistungen“
Beispiel „Onboarding und Beschaffung durch die agentische Z-Abteilung“
Heute gilt die Z-Abteilung, da sie oft selbst am Rande ihrer Kapazitäten arbeitet, nicht selten als Engpass im Verwaltungshandeln. Routineanfragen, Statusnachfragen und Formalprüfungen binden knappe Fachkräfte. Das Arbeiten der Z-Abteilung ist im Status Quo antragsgetrieben, stark sequentiell ausgerichtet und birgt angesichts entsprechender Beteiligungsläufe und Liegezeiten umfassende Effizienzpotenziale.
Künftig übernimmt ein Orchestrierungsagent – im Zusammenspiel mit fachlich zuständigen Verwaltungsmitarbeitenden – die Steuerung von Vorgängen, koordiniert Prioritäten und Kapazitäten und delegiert Vorgänge an parallel arbeitende Fachagenten, welche die Vorgangsbearbeitung übernehmen. Zielagenten prüfen die Erreichung vordefinierter Ziele (etwa: Wirtschaftlichkeit oder Servicequalität), Wächter-Agenten begleiten sämtliche agentischen Prozesse im Hinblick auf die Einhaltung definierter Vorgaben und Grenzen (etwa: Datenschutz & IT-Sicherheit oder geltendes Haushaltsrecht) und intervenieren bei Bedarf.
Grundsätzlich gilt hierbei, dass das agentische Handeln für Verwaltungsmitarbeitende der Z-Abteilung – insbesondere an spezifischen Prüfpunkten – umfassend nachvollziehbar ist und eine Intervention bei erkanntem Bedarf möglich ist. Weiterhin kann in definierten Fallkonstellationen (etwa in sensiblen Personalfragen) bzw. auf Wunsch von Mitarbeitenden der Fachabteilungen eine menschliche Bearbeitung erfolgen.
Beispielhaft lässt sich das Handeln der agentischen Z-Abteilung wie folgt darstellen:
Onboarding neuer Mitarbeitender
Nach automatischer Meldung der Vertragszeichnung eröffnet Orchestrierungsagent neuen Vorgang und startet parallel:
- Fachagenten legen u. a. eine Personalakte an, richten Nutzendenkonten ein und veranlassen Bereitstellung von Endgeräten.
- Wächteragenten prüfen z. B. die Eingruppierung und Stufenzuordnung neuer Mitarbeitender, ihre Rechte und Rollenprofile im Sinne des Datenschutzes.
- Zielagenten begleiten genannte Prozesse und legen Abwägung offen – etwa: Herstellung der vollständigen Arbeitsfähigkeit ab erstem Tag und Sicherstellung der wirtschaftlichen Bereitstellung von Endgerät.
Vor der finalen Freigabe von Nutzendenkonten oder der Bereitstellung bzw. Beschaffung von Endgeräten besteht die Möglichkeit für Mitarbeitende der Informations- und Kommunikationstechnik bzw. der Beschaffungsstelle (detailliert untenstehend) an definierten Prüfpunkten bzw. im Falle von agentisch eskalierten Zielkonflikten zu intervenieren. Die unterliegenden agentischen Prozesse sind für die Mitarbeitenden der Z-Abteilung durchweg nachvollziehbar.
Beschaffungsvorgang
Ein Fachagent erkennt im Geräteinventar, dass in sechs Monaten eine größere Anzahl an Notebooks aus dem Herstellersupport fallen, und meldet dies an einen Orchestrierungsagenten. Dieser eröffnet einen Vorgang und startet parallel:
- Fachagenten erheben den Bedarf im kurzen Dialog mit den betroffenen Mitarbeitenden (z. B. mobiles Arbeiten, Barrierefreiheit), prüfen verfügbare Haushaltsmittel und erkunden den Markt, einschließlich bestehender Rahmenverträge.
- Zielagenten rechnen Szenarien gegeneinander: Neukauf, Leasing, generalüberholte Geräte oder teilweise Weiternutzung, bewertet nach Wirtschaftlichkeit und durchgehender Arbeitsfähigkeit.
- Wächteragenten prüfen jedes Szenario laufend gegen Vergabe- und Haushaltsrecht sowie die Anforderungen der IT-Sicherheit.
Passt ein Rahmenvertrag, bereitet der Orchestrierungsagent den Abruf vor. Andernfalls erstellt er Leistungsbeschreibung und Vergabeunterlagen. Die Beschaffungsstelle sieht alle Schritte, Annahmen und Prüfergebnisse im Vorgang und entscheidet über das Szenario. Unterhalb der Wertgrenzen erfolgt der Abruf automatisch (inklusive möglicher Preisverhandlungen), darüber erst nach menschlicher Freigabe. Nach der Lieferung koordinieren Agenten Rollout und Rücknahme der Altgeräte und bewerten die Lieferanten. Die Erkenntnisse fließen in die nächste Beschaffung ein.