Behörden gemeinsam mit den Beschäftigten verändern

Räume für Experimente entstehen

Bevor neue KI-Agenten oder Verfahren in den Live-Betrieb gehen, testen die Behörden sie. Das passiert in Sandboxes. Sandboxes sind geschützte Bereiche, die vom restlichen System abgetrennt sind. Behörden schreiben vorher auf, wie sie testen. Das gibt den Beschäftigten die Möglichkeit, KI-Agenten ohne Risiko auszuprobieren.

Führungskräfte lassen die Beschäftigten entscheiden, was und wie sie testen. Führungskräfte schaffen Raum für Neues. Die Beschäftigten haben das Wissen, die Informationen und die Freiheit, um selbst zu entscheiden.

Eine zentrale Stelle steuert KI-Agenten

Eine zentrale Stelle kümmert sich um alle Themen rund um KI-Agenten. Das ist das AI Transformation Office. Diese Stelle tauscht sich mit den Führungskräften aus. Wie groß diese Stelle ist, hängt von der Behörde ab. In kleinen Behörden können auch bestehende Stellen die Aufgaben übernehmen.

Das AI Transformation Office legt Standards, Plattformen und Methoden fest. Es unterstützt die Fachbereiche mit Expertise. Die Fachbereiche sind für ihre Agenten und Anwendungsfälle aber selbst verantwortlich.

Wirkung planen und messen

Führungskräfte und Beschäftigte entscheiden gemeinsam wie sie KI-Agenten für bestimmte Aufgaben einsetzen. Sie legen Ziele und Zeitpläne fest.

Die Ziele beschreiben, was sich durch die KI messbar verändern soll. Zum Beispiel: Weniger Menschen legen Widerspruch ein. Oder: Die Bearbeitung von Anträgen geht schneller. Wenn möglich, beschreiben die Ziele auch, was diese Veränderungen für die Gesellschaft bewirken.

Alle richten das Projekt von Anfang an auf diese Ziele aus. Danach prüfen sie regelmäßig: Wie gut erreicht das Projekt die Ziele?

Führung steuert statt zu kontrollieren

Die Beschäftigten entscheiden, wie sie die festgelegten Ziele erreichen. Sie arbeiten dafür mit KI-Agenten zusammen.

Die Beschäftigten können ihr Vorgehen jederzeit ändern und verbessern. Zum Beispiel, wenn es neue Technik gibt. Oder wenn die Mitarbeitenden mehr Unterstützung brauchen. Gesetze und Regeln gelten weiter. Vorgeschriebene Abläufe, Beteiligungen und Kontrollen müssen alle einhalten.

Führungskräfte begleiten und prüfen. Sie messen Erfolg über Ziele und Kennzahlen. Dashboards geben einen Überblick über die verschiedenen Projekte. Je nach Entwicklung, können sich die Ziele verändern.

Vertrauen schaffen

Führungskräfte vermitteln Beschäftigten, dass KI-Agenten ihnen Arbeit abnehmen und ihre Fähigkeiten erweitern. Am Anfang probiert eine Behörde KI-Agenten erst einmal aus. In dieser Zeit sollten Beschäftigte möglichst selbst entscheiden, ob sie mitmachen.

Führungskräfte stellen nach und nach Teams aus Menschen und KI-Agenten zusammen. Sie holen sich Feedback. Sie lernen, welche Sorgen die Beschäftigten haben und welche Erfahrungen sie machen. Dadurch gestalten Behörden den kulturellen Wandel aktiv.

Kompetenz im Umgang mit KI aufbauen

Alle, die mit KI-Agenten arbeiten, müssen eine Fortbildung machen. Sie müssen verstehen, wie KI-Agenten funktionieren. In der Fortbildung lernen sie, die Systeme richtig einzusetzen und ihre Ergebnisse zu prüfen. Für Führungskräfte und für besondere Rollen gibt es eigene Fortbildungen.